Stundenlange Konferenzen, sinnlose Mails und ewige Abstimmungsprozesse – Zeitfresser im Büro gibt es viele. Start-ups wollen diese nun mit digitalen Lösungen bekämpfen.

von Katja Scherer

Starke Gesten, große Worte, neue Infos – Vorträge von Unternehmern und Experten gehören auf Konferenzen oft zu den Highlights. Am Ende vieler Präsentationen aber folgt der Killersatz: „Ich schicke Ihnen meine Präsentation dann später zu.“ Und das Publikum weiß: Später, das heißt meist erst in mehreren Tagen, Wochen oder sogar nie. Ein Großteil der wertvollen neuen Informationen geht verloren.

Das Münchner Start-up Slideflight will das ändern: Die Geschäftsführer Philip Franta und Georg Kremer haben eine Software entwickelt, mit der Präsentationen in Echtzeit auf das Smartphone, das Tablet oder den Laptop übertragen werden können. Wenn ein Redner seine Powerpoint-Folien bei Slideflight freigibt, erhält er eine ID-Nummer. Konferenzteilnehmer können seine Präsentation über diese Nummer suchen und auf ihren eigenen Geräten abspeichern. Entstanden ist Slideflight unter den Fittichen der Münchner Beteiligungsgesellschaft Senovo, die gerade eine Millionensumme in das Projekt gesteckt hat.

Doch es sind längst nicht nur fehlende Präsentationen, die den Arbeitsalltag ineffizient machen: Vor allem (fehlende) Kommunikationsprozesse und die interne Unternehmensbürokratie machen Mitarbeitern das Leben schwer. Auch für Arbeitgeber ist das ein großes Problem: Jede Minute, die ihre Mitarbeiter mit überflüssigen Arbeiten verbringen, kostet sie bares Geld.

Eine ganze Reihe Start-ups hat dem Organisationschaos im Büro den Kampf angesagt. In den USA und auch hierzulande schwören immer mehr Unternehmen auf Tools wie Slack, um die Kommunikation zu optimieren. Aber auch deutsche Start-ups wie Slideflight wollen zeigen, dass Arbeitsprozesse selbst in großen Organisationen effizient ablaufen können, wenn man sie nur gut genug organisiert. Sie entwickeln daher digitale Helfer, die das möglich machen.

Zeitfresser im Büro, die man digital bekämpfen kann, gibt es genug. Einer Studie der Unternehmensberatung Tempus-Consulting zufolge verbringen Mitarbeiter insgesamt 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Suchen: Wo ist nochmal die Vorlage für die Reisekostenabrechnung abgespeichert? Und in welchem Ordner finde ich die Auftragseingänge? „Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Art und Weise Dinge zu ordnen. Nur: alle anderen kennen sein System nicht“, sagt Marcel Miller, Experte für digitale Organisation bei Tempus.

Dazu kommen zahlreiche andere Ablenkungen. Zehn Stunden pro Woche verbringen Mitarbeiter laut der Studie im Durchschnitt damit, Emails zu schreiben – mehr als einen Arbeitstag. Und dann sind da natürlich noch die ganzen Konferenzen: Oft wird stundenlang getagt, diskutiert, dokumentiert. Umgesetzt werden durchschnittlich aber gerade einmal 40 Prozent der Beschlüsse. Der Rest verliert sich irgendwo zwischen Tagesgeschäft und Kaffeepause. Das ist ärgerlich für Mitarbeiter und Unternehmen, weil so Ideen verloren gehen, vor allem aber viel Zeit verschwendet wird. Trotzdem ist es Alltag.

Um das zu ändern, will Loopline-Gründerin Nora Heer die Personalarbeit systematisieren. Dafür hat sie eine Software entwickelt, mit der Mitarbeiter sich individuelle Ziele setzen und diese überwachen können. Auch Vorgesetzte können sich die Ergebnisse ansehen und so ohne großen Zeitaufwand die Leistung ihrer Mitarbeiter im Blick behalten. Lange Vorbereitung auf Feedback-Gespräche? Das war einmal. Entstanden ist die Idee zu dem Feedback-System bei Project-A, wo Heer die Personalabteilung geleitet hat. Der Company-Builder hat das Start-up auch gemeinsam mit IBB und HTGF mit einem Millionenbetrag finanziert.

Schneller und zuverlässiger mit Kunden kommunizieren – daran arbeitet zum Beispiel MeetingMole. Die Gründer setzen auf eine Cloud-Lösung: Nutzer können auf der Internetseite des Unternehmens ein personalisiertes Profil anlegen und ihren Kunden Dokumente zum Download anbieten. Das soll vor allem im Vertrieb helfen, um alle Beteiligten mit den nötigen Unterlagen zu versorgen und die Möglichkeit zu geben, sich besser auf Meetings vorzubereiten.

Wichtig sei bei solchen Programmen allerdings, dass sie leicht bedienbar seien, sagt die selbstständige Unternehmensberaterin Sigrid Hess: „Wenn ein Programm den Mitarbeitern doppelte Arbeit macht, weil zum Beispiel Daten eingetippt werden müssen, die anderswo bereits erfasst sind, werden sie es nicht annehmen.“ Zudem sollten Führungskräfte vor dem Kauf von Software überlegen, ob diese tatsächlich den Abläufen im Unternehmen gerecht werde. „Gerade Programme, die sich auf sehr spezielle Prozesse konzentrieren, passen im Unternehmensalltag oft nur in 80 Prozent der Fälle. Das aber ist zu wenig.“

Digitale Lösungen können also den Arbeitsalltag erleichtern. Um die richtigen Programme auswählen zu können, müssen jedoch erst einmal die Probleme festgestellt werden: Wo geht Zeit verloren? Welche Prozesse müssten effizienter laufen? Oft können schon klare Absprachen etwa für das Speichern von Dokumenten und die Einhaltung von Abgabeterminen alle Beteiligten entlasten. Der Rest bleibt dann den digitalen Helfern überlassen.

 

Weitere Tools zur besseren Kommunikation stellen wir hier vor: Adieu Email – Wie Gründer besser kommunizieren