Wer sich selbstständig macht oder sein eigenes Start-up gründet, sollte bei der Steuererklärung einige Tipps beherzigen. Worauf Gründer achten sollten.

Zu den großen Herausforderungen für Gründer zählt die erste Steuererklärung. Selbstständige und Start-ups müssen dem Finanzamt normalerweise bis zum 31. Mai darlegen, wie viele Einnahmen sie im Vorjahr erzielt haben und welche Ausgaben sie hatten. Damit unterscheiden sich Gründer schon insofern vom Angestellten, weil sie neben der gewöhnlichen Einkommenssteuererklärung eine Anlage S für Selbstständige und beziehungsweise oder auch eine Einkommensüberschussrechnung, kurz EÜR, miteinreichen müssen.

Für Gründer stellen sich vor der ersten Abgabe viele Fragen: Was sollte ich schon vor der Gründung beachten? Welche Fallstricke drohen bei meiner Steuererklärung? Und welche Rechnungen kann ich absetzen? Warum eine Personengesellschaft nicht immer sinnvoll ist und warum das Auto unter Betriebskosten geführt werden kann – WirtschaftsWoche Gründer hat wichtige Tipps für die Steuererklärung von Start-ups und Selbstständigen gesammelt.

Was Gründer schon vor dem Start bei der Steuer beachten sollten

Als ein junger Gründer ihm stolz erzählt, dass er eine Unternehmensgesellschaft (UG) gegründet hat, rät ihm der Steuerberater Wolfgang Wawro: „Machen Sie das am besten sofort wieder rückgängig!“ Denn der Klient des Experten des Deutschen Steuerberaterverbandes hat bei seiner Entscheidung eines nicht bedacht: Mit dieser Art der Rechtsform fallen auch sofort rund 15 Prozent Gewerbesteuer an, während sonst ein Freibetrag von 24.500 Euro gilt.

Das wäre teuer für den Gründer geworden. „Zwar können Gründer mit einer Gesellschaft auch steuerliche Vorteile ernten“, sagt Wawro, „doch sie sollten sich gut überlegen, ob diese Rechtsform wirklich notwendig ist.“ Denn neben der Steuer kommen weitere Verpflichtungen wie etwa die Bilanzierung auf den Selbstständigen zu. Wer alleine gründet, kann auch als Einzelunternehmer firmieren – ohne ein Gewerbe anmelden zu müssen.

Das Beispiel zeigt: Schon bei dem Start in die Selbstständigkeit oder des eigenen Unternehmens können Gründer unbewusst Entscheidungen über ihre Steuerlast fällen. Wer den Schritt in die Selbstständigkeit oder zum eigenen Start-up wagt, sollte sich deshalb schon vorher informieren, welche Konsequenzen beispielsweise die Wahl der Rechtsform hat. Denn der Aufwand unterscheidet sich je nach Form des Unternehmens.

So ist eine Bilanz ist für Freiberufler und Selbstständige keine Pflicht. Sie müssen gesetzlich lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung vorlegen, wenn sie über einen Umsatz von 17.500 Euro jährlich kommen. Einzelunternehmer sind ebenfalls von der Bilanzierung befreit, wenn der Umsatz nicht 500.000 Euro und der Gewinn nicht 50.000 Euro überschreiten. Bei Personen- und Kapitalgesellschaften hingegen ist eine Bilanz immer verpflichtend.

Wolfgang Wawro empfiehlt Freiberuflern und Selbstständigen gelegentlich allerdings trotzdem, eine Bilanz zu erstellen. „Viele Klienten schauen mich mit großen Augen an, wenn ich das sage“, erzählt er. Doch er hat einen Grund dafür: „Die Werthaltigkeit ist bei einer Bilanz höher.“ Anders als bei einer reinen Steuererklärung sehe der Gründer dadurch nicht nur die Einnahmen und Ausgaben, die er über das Jahr getätigt hat, sondern bekomme einen Überblick darüber, wie sein Unternehmen tatsächlich dasteht. So muss in einer Bilanz beispielsweise auch das Eigenkapital ausgewiesen werden sowie Passiva und Aktiva, also woher die Geldbeträge kommen und wohin sie fließen. Zudem könne der Selbstständige kleine Gewinne anfangs günstiger versteuern.

Schon zu Beginn des Unternehmertums müssen sich einige Gründer auch mit der Buchführung auseinandersetzen. Dazu ist jeder Gewerbetreibende oder Kaufmann verpflichtet. Lediglich Einzelkaufleute sind davon teilweise ausgenommen, wenn ihr Gewinn und Umsatz bestimmte Schwellen nicht überschreitet. Deshalb sollte sich der Gründer früh einen Ordner mit allen Rechnungen und Schreiben anlegen, die mit seinem Unternehmen zusammenhängen. Es ist auch eine langfristige zeitliche Investition: Laut gesetzlicher Aufbewahrungsfrist muss der Gewerbetreibende seine Unterlagen bis zu zehn Jahre lang archivieren.

Auch für Selbstständige und Start-ups, die kein Gewerbe betreiben, kann die Steuererklärung so deutlich vereinfacht werden – nämlich dadurch, dass der Gründer Zahlungsbelege für Geschäftsessen oder die Rechnung für den neuen Computer nicht am 31. Mai noch suchen muss.

Was kann ich absetzen?

Von der Computer-Rechnung bis hin zum Auto: Unternehmer können in ihrer Einkommensüberschussrechnung viele Gegenstände und Rechnungen absetzen. Was wie anerkannt wird, hängt einmal von der beruflichen Tätigkeit ab, aber auch davon, wie stark der Gründer eigentlich privat angeschaffte Geräte wie beispielsweise sein Smartphone oder seinen Laptop beruflich nutzt.

Der klassische Fall ist der Kauf eines neuen Notebooks: Dieses würde unter die beweglichen Wirtschaftsgüter fallen. Wenn der Laptop für den Beruf unverzichtbar ist, kann der Gründer das technische Gerät in der Steuererklärung von seinen Einnahmen absetzen. Kostet der Laptop weniger als 410 Euro, kann der Betrag in dem Jahr, in dem er erworben wurde, komplett vom Umsatz abgezogen werden. Liegt der Betrag höher, muss der Unternehmer den Gegenstand über mehrere Jahre abschreiben. Tabellen zur Abschreibungsdauer von technischen Geräten gibt es auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums.

Auch Geschäftsessen können bis zu 70 Prozent von der Steuer abgesetzt werden. Dafür muss der Selbstständige allerdings die Rechnungen aufbewahren, damit ein schriftlicher Nachweis dafür vorhanden, mit wem er wann wo und aus welchem Anlass gegessen hat.

Wer für seinen Beruf viel telefonieren muss, kann auch die Rechnung für sein Smartphone oder seinen Festnetzanschluss in Teilen von der Steuer absetzen. Je nachdem, wie viele Gespräche der Gründer beruflich über das Telefon führt und wie viel Zeit er zu Hause beruflich im Internet verbringt, sollte er zu eben jenen Anteilen auch seine Kosten absetzen. Sprich: Nutzt der Unternehmer sein Smartphone etwa für ein Drittel zu beruflichen Zwecken, kann er auch ein Drittel seiner Rechnung absetzen.

Wolfgang Wawro vom Deutschen Steuerberaterverband empfiehlt, auch das heimische Arbeitszimmer als Kosten anzugeben. Gewöhnlich müsse dafür eine „betriebliche Notwendigkeit“ vorhanden sein und das Arbeitszimmer zu 90 Prozent beruflich beziehungsweise betrieblich genutzt werden, sagt Wawro. Doch auch, wenn das nicht der Fall ist, sollte ein Gründer überlegen, den Arbeitsraum abzusetzen. „Ich bin zuversichtlich, dass es bald eine Entscheidung vom Bundesfinanzhof zu diesem Thema gibt“, so der Steuerberater.

Dieser habe in den vergangenen Jahren großzügige Entscheidungen zur anteiligen Absetzung von Kosten getroffen. Wenn der Gründer sein Arbeitszimmer jetzt angibt, bekommt er einen Vorläufigkeitsvermerk und kann dadurch im Fall einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs zugunsten der anteiligen Absetzung das Arbeitszimmer rückwirkend noch geltend machen.

Schon heute lassen einige Finanzämter eine anteilige Absetzung durchgehen. Für einen freiberuflichen Programmierer von Computerspielen konnte Wawro durchsetzen, die Mietkosten der Ein-Zimmer-Wohnung zu 70 Prozent vom Umsatz abziehen zu dürfen. Der Grund: Die Wohnung war zu großen Teilen von Computern, Kabeln und Spielen übersäht, lediglich ein Hochbett stand im Raum. Mit einem Foto konnte Wawro auch das Finanzamt davon überzeugen, dass die Wohnung überwiegend betrieblich genutzt wird.

Ein Gründer, der beruflich viel mit dem Auto unterwegs ist, kann möglicherweise auch sein Fahrzeug von der Steuer absetzen. „Ab 50 Prozent betrieblicher Nutzung gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen“, so Wawro. Schon ab zehn Prozent könne es in das Unternehmensvermögen eingebracht werden. Dadurch könne der Unternehmer einen Vorsteuerabzug beim Kauf und beispielsweise den Benzinkosten geltend machen.

Wenn es um sonstige Betriebsausgaben geht, kann es für Selbstständige und Unternehmer auch sinnvoll sein, sich über Pauschalen in ihrem Bereich zu informieren. Wenn jemand nicht über solche Grenzen kommt, kann es sich lohnen, eine Pauschale als Betriebsausgabe anzugeben. Generell gilt: Ein Selbstständiger sollte über seine Ausgaben akribisch Buch führen. Denn damit kann er möglicherweise noch mehr absetzen als nur die Pauschale.

Worauf muss ich achten?

Ab einer Grenze von 17.500 Euro fallen Umsatzsteuer an. Wenn das Kleingewerbe diese Schwelle überschreitet, muss der Gründer ab dem Folgejahr monatlich Umsatzsteuer beim Finanzamt anmelden. Je nach Gewerbe liegt diese zwischen sieben und 19 Prozent.

„Auch, wenn ein Gründer die Umsatzsteuer in kleinerem Umfang erst nach einem Jahr anmeldet, bricht die Welt nicht zusammen“, sagt Wawro. Allerdings warnt er: „Wenn das Finanzamt vorher darauf kommt, kann es unangenehm werden.“ Denn dann könne eine Betrugsabsicht unterstellt werden, auch, wenn der Gründer die Zahlung der Umsatzsteuer möglicherweise nicht absichtlich herausgezögert hat. Im schlimmsten Fall droht dann ein Besuch der Steuerfahndung.

Mit der Umsatzsteuer muss der Gründer auch die Vorsteuer beachten. Diese muss in der monatlichen Voranmeldung sowie in der Jahreserklärung ebenfalls angegeben werden. „Kleine Unternehmer achten oft nicht darauf, was sie als Vorsteuer geltend machen können“, sagt Wolfgang Wawro. Wenn ein Gründer 150 Euro im Baumarkt ausgebe, denke er nicht daran, dass er diese Rechnung auch gegenüber dem Finanzamt verwenden kann: Bei einem Betrag bis zu 150 Euro reicht ein einfacher Kassenbeleg mit dem Satz der Mehrwertsteuer aus. Bei höheren Beträgen hingegen müsse auch der Mehrwertsteuerbetrag sowie Name und Anschrift des Gründers auf der Rechnung stehen. „Sonst ist die Vorsteuer im Eimer“, so der Experte des Deutschen Steuerberaterverbandes.

Wer nicht jede Rechnung aufbewahrt hat, kann – je nach Beruf – auch eine Vorsteuer-Pauschale absetzen. Eine Regelung dafür trifft der Paragraf 23 in Verbindung mit den Paragrafen 69 ff der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV). So können Architekten etwa 1,9 Prozent des Nettoumsatzes als Vorsteuer geltend machen, Drogerien 10,9 Prozent oder Bäckereien 5,4 Prozent. Das gilt gewöhnlich auch, wenn diese deutlich über der Vorsteuer liegt, die der Gründer sonst geltend machen könnte.

Allgemein gilt: Wer sich unsicher bei seiner Steuererklärung ist, sollte sich externen Rat holen, beispielsweise von einem befreundenten Unternehmer oder einem Steuerberater. Das kann die Nervosität vor dem ersten Einreichen beim Finanzamt senken.