Die Rolle des Beirats ist fast vollständig frei gestaltbar. Woran Start-ups denken sollten, wenn sie dieses freiwillige Gremium aufbauen wollen.

Montag ist Kolumnentag bei WirtschaftsWoche Gründer. In regelmäßiger Folge berichten Anwälte aus der Kanzlei Lutz Abel aus ihrem Arbeitsalltag. Heute schreibt Philipp Hoene. Er ist spezialisiert auf Venture Capital und M&A und berät sowohl Investoren als auch Start-ups und Gründer bei Finanzierungsrunden und Transaktionen.

Zwei Organe sind Pflicht: Bei einer GmbH, die Rechtsform der allermeisten Start-ups in Deutschland, gibt es immer mindestens eine Geschäftsführung und eine Gesellschafterversammlung. Die Geschäftsführung ist (solange kein unvorhergesehenes Ausscheiden stattfindet) meist personenidentisch mit den Gründern. Sie regelt das Alltagsgeschäfts des Start-ups. Die Gesellschafterversammlung wiederum besteht aus allen Gesellschaftern. Sie ist für alle besondere Entscheidungen zuständig. Dazu gehören etwa Budgetfragen oder Kapitalerhöhungen.

Ein drittes Organ sieht das Gesetz bei Gründung der GmbH dagegen grundsätzlich nicht vor. Das unterscheidet die GmbH von der Aktiengesellschaft, die sofort einen Aufsichtsrat mit gesetzlich festgelegten Kompetenzen haben muss. Nur in für Start-ups sehr seltenen Fällen sieht das Gesetz auch bei GmbHs einen zwingenden Aufsichtsrat vor. Daher ist der Beirat als drittes Organ bei der GmbH in aller Regle ein freiwilliges Gremium, dass durch Beschluss der Gesellschafterversammlung eingerichtet wird. Für die Besetzung, Größe und Kompetenzen des Beirats besteht dabei großer Spielraum.

Der Beirat sorgt für schnelle Entscheidungen

Wesentlicher Grund für einen Beirat bei vielen Start-ups ist, dass der Beirat in aller Regel weniger Mitglieder hat als die Gesellschafterversammlung. Oft besteht er nur aus drei, meistens zumindest aus nicht mehr als fünf stimmberechtigten Mitgliedern. Gerade wenn schnell operative Entscheidungen über den gewöhnlichen Geschäftsbetrieb hinaus getroffen werden sollen (etwa eine Einstellung einer wichtigen Führungskraft mit bisher außergewöhnlich hohem Gehalt), ist es von Vorteil, sich hier nur im kleinen Kreis abstimmen zu müssen. So kann verhindert werden, dass Geschäftschancen aufgrund langsamer Entscheidungswege unter Einbeziehung des gesamten Gesellschafterkreises verpasst werden. Da Start-ups auf schnelles Wachstum setzen und sich daher die Umfänge operativer Verträge schnell erhöhen, kann es operativ entscheidend sein, zu schnellen Entscheidungen zu kommen.

Gründer sollten auf angemessene Vertretung achten

Aufgrund seiner Agilität wird ein eingerichteter Beirat schnell zum entscheidenden Gremium in der Gesellschaft. Das gilt oft sogar dann, wenn seine Entscheidungskompetenzen sehr beschränkt sind. Die Mitglieder des Beirats repräsentieren regelmäßig die entscheidenden Gesellschafter im Start-up. Verständigen sich diese – eventuell sogar über die Kompetenzen des Beirats hinaus – auf bestimmte Entscheidungen oder Strategien, werden die Gesellschafter folgen. Um zu verhindern, dass plötzlich fundamentale Entscheidungen an den Gründern vorbei getroffen werden, sollten diese dafür sorgen, im Beirat mit am Tisch zu sitzen.

Besonders wichtig wird dies, wenn Entscheidungskompetenzen in den Beirat verlagert werden, die dort mit einer Mehrheit getroffen werden könnten, die es so in der Gesellschafterversammlung nicht gäbe. Halten die Gründer etwa noch mehr als 50 % der Stimmrechte in der Gesellschafterversammlung, könnte einer von ihnen ohne wichtigen Grund nicht aus der Geschäftsführung abberufen werden, ohne dass zumindest teilweise die Gründer dafür stimmen. Wird die Kompetenz „Abberufung von Geschäftsführern“ aber auf den Beirat übertragen, sollten die Gründer dafür sorgen, dass auch dort eine entsprechende Entscheidung nicht gegen die Gründer gefasst werden kann.

Der Beirat kann Verwässerung der Gründer kompensieren

In späteren Stadien kann der Beirat sogar ein Instrument sein, um den Gründern Einfluss zu verschaffen, den sie in der Gesellschafterversammlung ansonsten nicht hätten. Sind die Gründer auf einen geringen prozentualen Anteil verwässert, hat ihre Stimme in der Gesellschafterversammlung wenig Gewicht. Da die Gründer jedoch die operativen Träger und Treiber des Start-ups sind, kann es auch für Investoren sinnvoll sein, für größeres Gewicht der Gründer in den maßgeblichen Entscheidungen der Gesellschaft zu sorgen. Das ist durch einen Beirat möglich. Halten die Gründer etwa nur noch 10 % der Stimmrechte in der Gesellschafterversammlung, stellen aber zwei von fünf Mitgliedern des Beirats, so wächst ihr Stimmgewicht in den an den Beirat delegierten Entscheidungen auf 40 %.

Vorsicht bei Verhandlung der Kompetenzen des Beirats

Zu den typischen Kompetenzen des Beirats gehören:

1. die Entscheidung über außergewöhnliche Rechtsgeschäfte (z.B. Einstellung von Mitarbeitern zu hohen Gehältern, Mitarbeiterbeteiligungen, Darlehensaufnahmen in größerem Umfang etc.).

2. die Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern der Gesellschaft sowie Entscheidungen über deren Anstellungsverträge (insbesondere Geschäftsführergehälter und Beendigung der Anstellungsverträge).

3. die Entscheidung über die Geschäftsordnung für die Geschäftsführung (vor allem Festsetzung von Rechtsgeschäften, die in jedem Fall der vorherigen Zustimmung des Beirats bedürfen sowie Regelungen zur Aufstellung und Genehmigung des Budgets).

Aber auch weitere oder weniger Kompetenzen sind möglich. Selten hat der Beirat auch nur beratende Funktion.

Die Frage der Kompetenzen des Beirats sollte jedoch nie von der Besetzung des Beirats getrennt werden. Nur wenn der Beirat die Beteiligungsverhältnisse in der Gesellschaft wiederspiegelt, kann etwas großzügiger mit der Übertragung von Kompetenzen auf den Beirat umgegangen werden. Im Übrigen sollten Gründer darauf achten, dass sie Vetos, die sie in der Gesellschafterversammlung halten, nicht durch Verschiebung der Kompetenz an den Beirat verlieren.