Digitalisierung im Unternehmen ist mehr als Homeoffice und Videokonferenz, sagt Jenny Boldt. Wie werden wir in Zukunft arbeiten? Ein Abgesang auf das analoge Büro.

Montag ist Kolumnentag bei WirtschaftsWoche Gründer. Heute schreibt Jenny Boldt. Die studierte Wirtschaftsingenieurin ist Leiterin Startups beim Branchenverband Bitkom und dort für die Initiative „Get Started” verantwortlich. Erfahrung in der Szene sammelte sie auch mit der Gründung eigener Unternehmen.

Die Mitarbeiter im Homeoffice, die Videokonferenz als Ersatz fürs Meeting im Besprechungsraum nebenan und vielleicht noch ein Kollaborationstool, um untereinander auf dem Laufenden zu bleiben – diese Corona-bedingten Umstellungen waren für viele Unternehmen – vor allem für diejenigen aus dem Mittelstand – bereits ein Kraftakt. Aber dann hat sich häufig sehr schnell gezeigt, dass es damit nicht getan ist. Die Kostenabrechnung? Muss auf Papierformularen mit aufgeklebten Belegen bei der Buchhaltung abgegeben werden. Die wichtigen Akten? Stehen fein säuberlich in Ordnern im Büro. Das Einholen von Mitarbeiterfeedback? Funktioniert über den ungewohnten Videokanal noch nicht so richtig. Kurz: Digitalisierung im Unternehmen ist mehr als Homeoffice und Videokonferenz, es geht darum, ein echtes Digital Office zu schaffen. Und dazu gilt es, alle Prozesse in den Blick zu nehmen.

Neben bekannten Standardlösungen großer Anbieter – vor denen aber viele Unternehmen aufgrund von Unsicherheiten rund um Datenschutzfragen zurückschrecken (wie eine aktuelle Bitkom-Studie zur Datenschutz-Grundverordnung zeigt), gibt es auch eine Vielzahl von Start-ups aus Deutschland, die ganz unterschiedliche Lösungen anbieten, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Zwar glauben nach wie vor viele Unternehmen, dass in Krisenzeiten andere Dinge wichtiger sind, doch dabei vergessen sie, dass mit einer konsequenten Digitalisierung die eigene Widerstandsfähigkeit – etwa auch schon bei einer möglichen zweiten Corona-Welle im Herbst und Winter – gesteigert werden kann. Wo man ansetzt, hängt natürlich auch davon ab, wie weit das eigene Unternehmen bereits bei der Digitalisierung vorangekommen ist; einsatzfähige Lösungen gibt es praktisch für jeden Unternehmensbereich.

Mit KI und Blockchain die Geschäftsprozesse digitalisieren

Wer viel mit Dokumenten zu tun hat, für den bietet das Start-up Workist eine KI-basierte Prozessautomatisierung mithilfe von Software-Robotern namens “AI Worker” an. Dabei lernt die Künstliche Intelligenz den Umgang mit den täglichen Aufgaben vom Menschen und kann ihn so nach kurzer Zeit bei immer wiederkehrenden Aufgaben entlasten. Die KI-gestützte Lösung von Cognigy bietet Unternehmen die Möglichkeit, “Conversational AI” anzubieten. Durch den Einsatz von Bots, die mit natürlicher Sprache zum Beispiel mit den Kunden kommunizieren, werden die Mitarbeiter von Standard-Aufgaben entlastet.

Noch ein wenig weiter beim KI-Einsatz geht Inspirient. Neben der Automatisierung von Prozessen geht es auch darum, den in vielen Unternehmen vorhandenen Datenschatz zu heben und zum Beispiel Hilfe bei der dynamischen Preisgestaltung oder der Erkennung von Betrugsversuchen zu liefern.

Auf eine andere innovative Technologie setzt Bernstein: die Blockchain. Die Idee ist, dass man alles, was digital ist und aus dem Entwicklungs- und Innovationsprozess des Unternehmens stammt, über eine einfache Webanwendung hochladen und registrieren kann, um Existenz und Eigentum leicht nachzuweisen. Die Blockchain-Technologie garantiert dabei die Unveränderbarkeit der Daten.

Start-ups machen das Büro digital – vom Verkaufsgespräch über IT-Schulung bis zur Buchhaltung

Wer zunächst einmal bei den ganz alltäglichen Aufgaben ansetzen will, findet auch bei zahlreichen Start-ups aus Deutschland fertige Lösungen. Weil immer mehr Meetings, aber auch Verkaufsgespräche, online stattfinden, hat sich zum Beispiel DemoDesk darauf spezialisiert, eine Screensharing-Lösung zu entwickeln, die mehr bietet als die gängigen Standard-Anwendungen, etwa die Möglichkeit, dass Maus und Tastatur von mehreren Teilnehmern gleichzeitig gesteuert werden können.

Wenn es im Homeoffice Schwierigkeiten mit der Software gibt oder neue Software eingeführt werden soll, dann kann es schon gewaltig knirschen, denn der IT-Support kann im Normalfall nicht mal schnell vorbeischauen. Userlane hat deshalb eine Software entwickelt, die Software Schritt für Schritt und live erklärt, sozusagen digitale IT-Schulung und IT-Support in einem.

Für viele Unternehmen ist es schwierig geworden Mitarbeiterfeedback einzuholen, wenn alle verteilt zu Hause arbeiten – obwohl es doch gerade in dieser Situation umso wichtiger wäre, rechtzeitig zu wissen, wenn es Probleme oder Unzufriedenheit gibt. Die Software von CompanyMood ermöglicht es, kontinuierlich und mit sehr geringem Zeitaufwand die Stimmung der Mitarbeiter einzufangen und so für eine bessere Arbeitsmotivation und Mitarbeiterbindung zu sorgen. Beim Mitarbeiter-Feedback setzt auch fdbk an. Dabei werden zunächst einmal Mitarbeiter und Führungskräfte befragt und dann die Feedback-Software individuell für das Unternehmen angepasst, um die bestehende Feedback-Kultur auf digitalem Weg zu unterstützen und zu verbessern.

Damit auch die Buchhaltung im digitalen Zeitalter ankommt, holt sich GetMyInvoices digitale Rechnungen aus tausenden Portalen, in die man sich sonst händisch einloggen muss, automatisch und überführt sie in das Abrechnungssystem. Aber auch Scans oder elektronische Rechnungen aus E-Mail-Postfächern können automatisiert verarbeitet werden – nie mehr Ausdrucken und Belege aufkleben!

Die Zeit des analogen Büros ist abgelaufen

Die Corona-Pandemie hat unsere Arbeitswelt nicht verändert, sie hat die Veränderungen nur beschleunigt. Deshalb gilt in diesem Bereich wie in kaum einem anderen, dass die Krise auch eine Chance sein kann. Eine Chance für Unternehmen nicht ausgetretene Pfade weiterzugehen, weil man es eben schon immer so gemacht hat. Und auch eine Chance für Start-ups, die Lösungen für das Digital Office anbieten, weil sie von einer Nachfrage profitieren können, die ihrer Geschäftsidee schneller als erwartet zum Durchbruch verhelfen kann. Neue Prozesse erfordern immer ein Lernen und sind ungewohnt, aber ganz ehrlich: Das analoge Büro mit viel Papier, händischem Sortieren und trotzdem nicht Wiederfinden, langweiligen und sich wiederholenden Aufgaben und einem ratternden Faxgerät – das wird am Ende doch wirklich niemand vermissen.

Wer sich erst einmal allgemein schlau machen will, wie ein Digital Office das eigene Unternehmen leistungsfähiger machen könnte, für den bietet der Bitkom am 12. und 13. November die kostenlose Digital Office Conference an – online und interaktiv. Ganz konkret geht es dabei auch um “Fördermöglichkeiten für das Digital Office” und Livehacks sensibilisieren für das wichtige Thema “Datenschutz im Digital Office” und zeigen entsprechende Lösungen. Start-ups und andere Interessierte sind zu den Digital Drinks am 12. November mit Alexander Müller von Workist eingeladen, der bei einem virtuellen Feierabendgetränk in das Thema “Office Automation” einführt.