Ob Interimsmanager, kollegialer Vertreter oder externer Büroservice: Je besser typische Arbeitsabläufe dokumentiert sind, desto besser läuft das Unternehmen beziehungsweise die Praxis oder Kanzlei weiter, wenn der Chef mal ausfällt.

Dokumentations-Tipp 1: Notfall-Handbuch. „Wir raten Unternehmern, ein Notfall-Handbuch zu verfassen und einen Notfallkoffer zu packen“, sagt der Risikomanagement-Experte des TÜV Süd, Claus Engler. Ein Notfall-Handbuch halte fest, wer welche Aufgaben des Chefs übernehmen soll und wer zu benachrichtigen ist. Auch Passwörter und Kontaktdaten von Steuerberater, Bank und wichtigen Geschäftspartnern wie Lieferanten sollten hinterlegt sein.

„Das Handbuch wird am besten in einem Koffer oder an einem Ort mit Vollmachten, Versicherungspolicen, Handelsregisterauszug und anderen wichtigen Dokumenten abgelegt“, erläutert Engler. Es gibt sogar spezielle Notfallkoffer-USB-Sticks mit Verschlüsselung. Eine sorgfältige Dokumentation ist auch hilfreich, wenn Gründer ihr Unternehmen später verkaufen möchten.

Dokumentations-Tipp 2: Krisenberatung. Hilfe bei der Erstellung des individuellen Notfallhandbuches bieten auf Risiko- oder Krisenmanagement spezialisierte Unternehmensberater sowie einige Berufsverbände. Manche Industrie- und Handelskammern haben bereits Vorlagen für Notfallhandbücher erstellt. Sie sind oft vorrangig für langfristige Ausfälle wie Koma oder gar Tod des Unternehmers gedacht, aber auch für kürzere Krankheitsphasen hilfreich.

Dokumentations-Tipp 3. Krisenszenarien durchspielen. Es lohnt sich, die Krisenfälle gelegentlich mit Mitarbeitern und Vertretern durchzuprobieren. Dabei merken Gründer schnell, was noch nicht gut läuft und zum Beispiel besser dokumentiert sein sollte.

Vorbeugung statt „Selbst und Ständig“

Alle beschriebenen Tipps sind allerdings nur Second-Best-Lösungen – und können es nur sein. Gar nicht erst krank werden, ist selbstverständlich immer die beste Lösung. Deswegen ist es auch wichtig, bei Krankheit tatsächlich mal Pause zu machen. Sonst können psychische Belastungen die Folge sein. Sie sind neben Rückenschmerzen immerhin der häufigste Grund für Krankschreibungen. Dem sogenannten „Burnout“ können Selbstständige allerdings vorbeugen.